El proyecto arrancó. El consultor ha elaborado sus diseños. La agrimensura ha iniciado la marcación de los elementos de la obra. El contratista comenzó a hacer el movimiento de tierra. Todo el equipo de trabajo está en movimiento. Después de un tiempo, todo parece que está funcionando pero no se ven resultados. El contratista se queja de los planos, el consultor alega que no tiene suficiente información, la comunidad se molesta porque parece no haber “planificación”. El equipo de trabajo se reune para encontrar una solución. “¿Qué pudo haber sucedido?”, se preguntan todos. Alguien dice: “Tal vez no está claro qué debemos hacer”.
La comunicación es fundamental para el desarrollo de una obra en la cual hay tantos actores, implicaciones y responsabilidades. Cuando se observan estos problemas, generalmente han sido la consecuencia de iniciar un proyecto sin la definición correcta de los roles de los involucrados, los compromisos y los tiempos, entre otras cosas, desde el inicio de la obra.
Lo ideal a es que, antes de iniciar, incluso en sus fases preliminares, todos los involucrados se reunan para establecer las bases del proyecto, definir el alcance general y sus objetivos en tiempo, costo y calidad. Esta reunión es mejor conocida como “Kick Off Meeting” o Reunión de Arranque.
¿Quiénes deben asistir a esta primera reunión? Como ejemplo, podemos citar, para un proyecto de Construcción, al Gerente de la Obra, a los Gerentes de las áreas de Ingeniería, Construcción, Finanzas, Seguridad en el Trabajo, Medio Ambiente y Administrativo, así como el o los representantes del Cliente y/o su Project Manager. Dependiendo de la magnitud de la obra y el impacto en el entorno, se podrían citar a algunos representantes de las comunidades que se verán impactadas y beneficiadas por el proyecto.
¿Cómo llevar a cabo la reunión? Sugerimos algunos pasos para su realización:
Convocatoria previa: Preferiblemente por escrito, se deberá convocar a los participantes con suficiente antelación. Actualmente, las herramientas tecnológicas a nuestra disposición nos facilitan esta convocatoria, utilizando el teléfono celular o el computador, mediante correo electrónico o Whatsapp, utilizando los calendarios incorporados en Google o Microsoft Outlook.
Ambientación adecuada: Se deberá escoger un salón o espacio debidamente habilitado para acoger a las personas invitadas. No necesariamente tiene que ser un espacio cerrado, puede ser en un espacio en la obra, en la oficina central, al aire libre, etc. Debe estar equipado para el registro de las ideas y compromisos, es decir, con mesas, tableros para escribir, computadoras, etc.
Escoger un moderador: Deberá dirigir la reunión y asumirá la función de un facilitador, que promoverá un ambiente que conduzca la reunión de manera fluida y a los participantes enfocados. Ayudará a los participantes a seguir la dinámica de la reunión y se asegurará que todos los participantes tengan la misma igualdad de intervenciones.
Preguntas y aportaciones: Se establecerán espacios de tiempo para que los participantes hagan preguntas y se realicen aportaciones a los temas que se estén abordando en la reunión.
Establecer técncas para el desarrollo de la reunión: El moderador deberá acordar con los integrantes de la reunión, cómo se llevará a cabo y cómo se determinarán los temas a tratar y cómo se abordarán. Ej. Tormenta de ideas.
Preparación de un acta: Se deberán poner por escrito, los puntos atendidos y los compromisos adquiridos, con sus respectivos responsables y los tiempos en que los puntos deberán ser resueltos.
Nuestra experiencia en los proyectos en los cuales hemos sido convocados para ejecutar nuestros servicios, usualmente sugerimos que se realice una reunión inicial. Algunos de nuestros clientes tienen también, como una norma, la realización de un Kick Off Meeting. En general, estas reuniones nos han servido para conocer, de manera clara, las expectativas de nuestros clientes, hemos podido presentar puntos que podrían poner en riesgo nuestro servicio y éstos se aclaran debidamente, dándonos un panorama claro de qué es lo que esperan de nuestro trabajo y lo que tenemos que entregar. Se confirman las fechas compromiso y se hacen los ajustes pertinentes para que esto pueda ser cumplido.
El Kick Off Meeting es un buen punto de partida para el desarrollo exitoso de cualquier emprendimiento y es una excelente herramienta de comunicación, en la cual el mensaje que se desea transmitir, llega directamente a los líderes del proyecto y se produce la retroalimentación adecuada, iniciando el ciclo emisor-receptor de los mensajes y objetivos del proyecto desde el mismo inicio de la obra.