Generalmente, la buena fe y sana intención entre las partes involucradas, es lo que vence la inercia para iniciar cualquier tipo de servicio profesional. Sin embargo, ocurre muy a menudo, desde el mismo arranque del proyecto o a lo largo del transcurso de su desarrollo, suceden situaciones que afectan el desempeño fluido del trabajo, se crean momentos de estrés, se afecta la comunicación e interacción, dando como resultado, entregables no ajustados a la expectativa del cliente, retrabajos, atrasos y otras coyunturas indeseables que impactan negativamente a la obra.
Desde el inicio de un proyecto, incluso antes, las partes involucradas deben definir adecuada y claramente, lo que se necesita y se espera del profesional idóneo, en todas las dimensiones posibles, como lo son el tiempo, calidad y costo, por decir lo menos. Esto se hace, definiendo específicamente, la magnitud del servicio a ser realizado mediante lo que se conoce como Scope of Work (SOW) o, en español, el Alcance del Trabajo (ADT).
Muy sucintamente, el SOW es la definición de lo que el cliente espera, de quien le realizará el servicio. En principio parece simple, sin embargo, esto debe tener un nivel de complejidad mayor a fin de que cumpla su cometido real. El SOW o ADT, incluirá, básicamente, la siguiente información:
Objetivos del proyecto: Es decir, lo que se espera del proyecto una vez concluido.
Planeamiento de la obra: O sea, en cuánto tiempo tiene que realizarse por completo el trabajo.
Tareas individuales: Un desglose de los componentes del proyecto en actividades diferenciadas.
Entregables: Qué es lo que debe recibir el cliente o el usuario final.
Compromisos económicos: Las formas y expectativas de pago de acuerdo al desarrollo del proyecto y el cumplimiento de entregables.
Términos y condiciones: Aspectos contractuales del proyecto.
El libro PMBOK, la guía para la formulación, dirección y seguimiento de proyectos creada por la Project Management Institute (PMI), define el alcance de un proyecto como “el trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas”. El mismo texto, define lo que es la definición del alcance como “el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto” y su beneficio fundamental “es que describe los límites del producto, servicio o resultado mediante la especificación de cuáles de los requisitos recopilados serán incluidos y cuáles excluidos del alcance del proyecto”.
Vemos entonces, en este documento que se ha ido convirtiendo en una referencia fundamental para la gestión de proyectos de todo tipo, inclusive los de ingeniería y construcción, que el alcance de una obra, en su definición, considera los aspectos fundamentales y específicos de un proyecto y su descripción, es de gran importancia para determinar lo que incluye o no. En nuestra experiencia en el desarrollo de estudios y diseños, hemos considerado sumamente provechoso tomar un tiempo entre nosotros y el cliente para el detallamiento cabal de los alcances, tareas y entregables del servicio a desarrollar. Por supuesto, suelen acontecer cambios y situaciones ante las cuales hay que adaptarse, pero el establecimiento de un alcance definido en las dimensiones de tiempo, costo y calidad, permite atender estas modificaciones sin que afecte negativamente la relación contractual ni el producto que recibirán los usuarios finales.
¿Cuáles son las ventajas de definir el alcance de un servicio?
Se pueden estimar con mayor precisión y menos riesgos, los recursos a utilizarse en el proyecto
Se definen con claridad, los trabajos y tareas, en cuanto a cantidad y calidad, que deben realizarse para cumplir con la expectativa del cliente
Conociendo los recursos y la cantidad de trabajo a realizar, se puede determinar el tiempo en que podremos ejecutar el proyecto
Se puede establecer con una mayor precisión, el presupuesto del proyecto
Permite reconocer a las partes involucradas en el proyecto y satisfacer (e incluso exceder) sus expectativas
Se reduce la solicitud de cambios en la ejecución ya que se conoce con bastante precisión, lo que se necesita y cuáles y cómo serán los entregables.
El alcance establece las bases del desarrollo de un proyecto y es la guía fundamental para alcanzar su culminación con éxito, armonizar las relaciones de trabajo y reducir los conflictos y riesgos. Generalmente, cuando vamos a elaborar una oferta técnica y económica para algún cliente o prospecto, los integrantes de GEODINAMICS procuramos reunirnos con ellos para aclarar cuáles son sus expectativas y cómo deberán ser los productos entregables. Esto nos ayuda a presentar una propuesta más precisa y que satisfaga los requerimientos de los clientes y de sus usuarios finales. Nos tomamos un tiempo para recrear la expectativa de los diseños requeridos y, basándonos en ello, sostenemos conversaciones posteriores a fin de que tengamos claro lo que el cliente necesita y la proposición sea justamente según lo convenido.
Es fundamental invertir tiempo en la definición del alcance del proyecto a fin de asegurar, no solo el éxito del trabajo, sino consolidar una relación fluida, armónica, comunicativa y proactiva. Sin embargo, se ha estado leyendo últimamente sobre una idea distinta acerca de la delimitación de los alcances. Algunos autores han dicho que el SOW se concentra más en la producción y en la entrega en función de tiempo, costo y calidad. No obstante, hay un concepto novedoso que se enfoca más bien en la eficiencia, rentabilidad y generación de valor, tanto en el vínculo contractual como en el resultado esperado. A este criterio se le conoce como "Scope of Value" y podríamos abordarlo en nuestra serie de textos de Ingeniería, próximamente.
PARA RECIBIR NOTIFICACIONES DE LOS ÚLTIMOS ARTÍCULOS DE NUESTRO BLOG, SUSCRÍBETE